Commissie voor Binnenlandse Aangelegenheden, Huisvesting en Stedelijk Beleid Vergadering van 06/06/2001
Vraag om uitleg van de heer Mathieu Boutsen tot de heer Paul Van Grembergen, Vlaams minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Huisvesting en Ambtenarenzaken, over het inzagerecht van gemeenteraadsleden in e-mailberichten aan gemeentebesturen
De voorzitter : Aan de orde is de vraag om uitleg van de heer Boutsen tot de heer Van Grembergen, Vlaams minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Huisvesting en Ambtenarenzaken, over het inzagerecht van gemeenteraadsleden in e-mailberichten aan gemeentebesturen.
De heer Boutsen heeft het woord.
De heer Mathieu Boutsen : Mijnheer de minister, er zijn gemeenteraadsleden die geen inzage krijgen in de inkomende e-mails op het gemeentehuis, met als argument dat het niet om post gaat. Nochtans gebruiken steeds meer burgers e-mail om met het gemeentebestuur te communiceren. Ook de gemeentelijke diensten maken steeds meer gebruik van elektronische post. Het valt te verwachten dat het aantal e-mails het aantal poststukken binnen afzienbare tijd zal overtreffen.
Mijnheer de minister, beschouwt u e-mail als post? Mogen inkomende e-mails worden ingezien door de gemeenteraadsleden? Als dat niet wordt toegelaten, is dat dan geen uitholling van het inzagerecht van de gemeenteraadsleden? Wat kan de Vlaamse overheid daaraan doen? Wellicht speelt ook de deelname aan de meerderheid op gemeentelijk niveau een rol bij het al dan niet toestaan van inzagerecht. Het is raadzaam om de gemeenten op één lijn te krijgen.
De voorzitter : De heer De Loor heeft het woord.
De heer Herman De Loor : Mijnheer de minister, naar mijn mening moeten gemeenteraadsleden te allen tijde bestuursdocumenten kunnen inzien. Het college mag geen misbruik maken van de technische vooruitgang om dit te belemmeren. Ik steun daarom de vraag van de heer Boutsen. De Vlaamse overheid moet erop toezien dat het inzagerecht niet wordt bemoeilijkt.
Minister Paul Van Grembergen : Mijnheer de voorzitter, de algemene filosofie is inderdaad dat het inzagerecht van gemeenteraadsleden niet mag worden beknot. Het omgekeerde is toelaten dat men prutst aan de gemeentelijke democratie, en dat is onaanvaardbaar. De concrete toepassing van dit principe is echter minder gemakkelijk dan men wel zou denken.
Krachtens artikel 84 van de nieuwe gemeentewet kunnen de gemeenteraadsleden een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente onder de voorwaarden die worden bepaald in het reglement van orde. Geen akte of stuk kan worden onttrokken aan het onderzoek van de raadsleden.
Ik wijs erop dat artikel 84 enkel slaat op dossiers van gemeentelijk belang of van gemengd belang, en niet op dossiers van zuiver federaal, gewestelijk of gemeenschapsbelang. Voor deze laatste categorie van dossiers vallen de raadsleden terug op de gewone openbaarheidswetgeving die geldt voor alle burgers.
Onder akte of stuk in de zin van artikel 84 van de nieuwe gemeentewet wordt verstaan : 'elk bij het bestuur berustend bestuursdocument, ongeacht de informatiedrager, vanaf het ontstaan van het document, ongeacht het stadium van de besluitvorming. Dit wil zeggen ook de dossiers die nog niet afgewerkt zijn, met uitzondering van de persoonlijke nota´s van ambtenaren, schepenen of burgemeesters die nog in bewerking zijn of die nog ter studie liggen bij het college.'
Elders lezen we : 'binnenkomende post die betrekking heeft op zaken van gemeentelijk of van gemengd belang valt onder deze begripsomschrijving, ongeacht of de briefwisseling gericht is aan de gemeenteraad, het college, de burgemeester of een individuele schepen. Een raadslid heeft het recht deze briefwisseling in te zien vanaf het ogenblik dat ze bij de gemeente is toegekomen.'
Briefwisseling die persoonlijk gericht is aan ambtenaren kan in principe enkel worden geopend door die ambtenaar, tenzij die zijn toestemming heeft gegeven aan het bestuur dat deze briefwisseling mag worden geopend door iemand anders. Als hij zijn toestemming niet geeft, dan beslist alleen de ambtenaar of hij de briefwisseling aan het bestuur bekendmaakt. Het niet-bekendmaken van briefwisseling die bestemd is voor het bestuur en bijvoorbeeld dient tot afhandeling van een dossier, zal uiteraard wel aanleiding kunnen geven tot een persoonlijke nota, een negatieve beoordeling of een tuchtstraf.
Ook een e-mail valt onder de begripsomschrijving. Toch rijst hier de vraag vanaf wanneer een e-mail kan worden beschouwd als een akte of stuk betreffende het bestuur van de gemeente.
Er rijst geen probleem als een personeelslid van het secretariaat of een ander personeelslid een binnenkomende mail afprint en die bij de inkomende post legt om te worden verspreid.
Wat niet uitgeprinte e-mails betreft, is de situatie minder duidelijk. Een e-mailadres is persoonlijk. De arbeidsrechtbanken van Brussel en Antwerpen stelden in vonnissen van respectievelijk 2 mei 2000 en 4 maart 1998 met betrekking tot de arbeidsverhouding werkgever-werknemer, dat informatie op het bedrijfssysteem in wezen bedrijfsinformatie is. Aan de andere kant sluit dit niet uit dat een werknemer zich kan beroepen op het recht op privacy, wat nog niet wil zeggen dat de regelmatige kennisname van de informatie op het bedrijfssysteem een schending is van het recht op privacy. Hierbij wordt in feite het relativiteitsbeginsel toegepast. Dat wil zeggen dat werken het opgeven van een deel van de privacy inhoudt. De privacy van iemand die werkt, wordt beïnvloed door de arbeidsverhouding waarin hij of zij zich bevindt, en een arbeidsverhouding veronderstelt de uitoefening van gezag door de werkgever. Dit principe is mijns inziens ook van toepassing op de verhouding schepenen-gemeenteraad.
Uit het voorgaande blijkt duidelijk dat het zomaar toegankelijk maken van e-mails zeker niet evident is. Daarbij mag niet uit het oog worden verloren dat er naast de ontvanger van het bericht en het gemeentebestuur nog een derde partij in het spel is, namelijk de verzender. Hij of zij zou ook bezwaren kunnen hebben tegen het openbaar maken van het bericht.
Zoals u terecht stelt, mag de invoering van de moderne informatie- en communicatietechnologie niet leiden tot een uitholling van het inzagerecht.
Het creëren van een systeem waardoor elke e-mail van een personeelslid of mandataris kan worden ingezien met de bedoeling relevante informatie uit het systeem te halen, gaat evenwel te ver.
Daarom is het wenselijk dat er intern regels worden afgesproken. Men kan bijvoorbeeld alle e-mails afdrukken die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, of deze e-mails opslaan in een bestand dat door de raadsleden kan worden geraadpleegd. Dergelijke e-mails kunnen worden doorgestuurd naar het algemene e-mailadres van de gemeente. Relevante informatie kan rechtreeks worden afgelezen van het scherm op de betrokken dienst. E-mails kunnen worden meegegeven op een diskette, of worden opgeslagen in elektronische dossiers.
Ook zou aan derden kunnen worden meegedeeld dat een e-mail met informatie betreffende het bestuur van de gemeente openbaar kan worden gemaakt aan de gemeenteraadsleden en aan de burgers. In de omzendbrief van het ministerie van Binnenlandse Zaken van 19 januari 1990 en in een omzendbrief van de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken wordt uitgesloten dat de raadsleden een directe toegang hebben tot het gemeentelijk informaticasysteem via een terminal of een pc. Als redenen daarvoor vermeldt men de beveiliging van het systeem en de bescherming van het privé-leven van de inwoners.
Het lijkt mij niet onmogelijk dat gemeenteraadsleden in de toekomst via een digitale identificatie een aantal gegevens on-line opvragen. Uiteraard rijst dan het praktische probleem om de rest van de gegevens ontoegankelijk te maken.
Wat de dossiers van zuiver federaal, gewestelijk of gemeenschapsbelang betreft, zullen de gemeenteraadsleden een beroep moeten doen op de openbaarheidswetgeving, met de bijbehorende uitzonderingsgronden. Hierbij gelden, behoudens de toepassing van de uitzonderingsgronden, in principe dezelfde regels. Een e-mail is een bestuursdocument.
Tot op heden zijn bij mijn administratie nog geen problemen gemeld. Indien zou blijken dat het inzagerecht wordt uitgehold en dat de informatie die per e-mail is meegedeeld niet ter beschikking wordt gesteld, zal ik de nodige maatregelen treffen.
Mijnheer Boutsen, ik hoop dat u inziet dat deze problematiek ingewikkelder is dan u in de formulering van uw vraag liet uitschijnen.
De voorzitter : De heer Boutsen heeft het woord.
De heer Mathieu Boutsen : Ik wil de minister danken voor zijn uitgebreid antwoord. Als ik het goed heb begrepen, zullen de gemeenten een omzendbrief ontvangen. Daarin zal duidelijk worden gesteld waarover het gaat en wat er precies kan en moet worden meegedeeld.
De voorzitter : Minister Van Grembergen heeft het woord.
Minister Paul Van Grembergen : We zullen dienaangaande een initiatief nemen.
De voorzitter : Het incident is gesloten.