Een zaal huren

Enkel aanvragen voor evenementen die maatschappelijk relevant zijn en verband houden met de bevoegdheden of de werking van het Vlaams Parlement komen in aanmerking.

Verder is het belangrijk dat je de zaal huurt als vertegenwoordiger van:

• de Vlaamse overheid
• een onderwijsinstelling
• een vereniging uit het middenveld
• een mediaorganisatie of uitgeverij
• een andere overheid

Wil je meer details? Raadpleeg dan het Reglement over de ter beschikking van de zalen.

Zodra het Managementteam en/of het Vast Bureau van het Vlaams Parlement een aanvraag heeft goedgekeurd, word je daarvan op de hoogte gebracht. Reken op minstens drie werkweken. Tijdens deze wachttijd wordt de aangevraagde zaal in optie geplaatst.

De zalen zijn het hele jaar door beschikbaar behalve:

• van 11 juli tot 15 september
• tijdens het kerst- en paasreces
• op zondagen, feestdagen en brugdagen

De commissiezalen, De Schelp en de Zuilenzaal zijn niet beschikbaar als er parlementaire activiteiten gepland zijn.

De kostprijs wordt bepaald door de aard van de zaal, tijdstip en duur van het evenement, en de vrije keuze voor een door het parlement georganiseerd drankbuffet. De prijzen staan vermeld bij de beschrijving van elke zaal.

Bij de kostprijs is inbegrepen:

• het klaarzetten van de zalen
• het onthaal van de deelnemers
• het ter beschikking stellen van hulpmiddelen en audiovisuele infrastructuur
• de begeleiding tijdens het evenement
• het gebruik van de keukens
• het gebruik van drie parkeerplaatsen

Organisaties uit de sociaal-culturele sector en jeugdverenigingen die worden gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap, de provincie of de gemeente hebben recht op 50% korting op de totale prijs.

Bij annulering minder dan 10 werkdagen voor het geplande gebruik van de zaal wordt een schadevergoeding van 25% van het verschuldigde bedrag aangerekend.

De diensten van het Vlaams Parlement verzorgen nooit de catering bij evenementen. Als organisator kan je wel de aanwezige faciliteiten gebruiken.