Commissie voor Institutionele en Bestuurlijke Hervorming en Ambtenarenzaken Vergadering van 29/05/2001
Interpellatie van de heer Eddy Schuermans tot de heer Paul Van Grembergen, Vlaams minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Huisvesting en Ambtenarenzaken, over de mogelijkheden tot thuiswerken voor ambtenaren van de Vlaamse administratie
De voorzitter : Aan de orde is de interpellatie van de heer Schuermans tot de heer Van Grembergen, Vlaams minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Huisvesting en Ambtenarenzaken, over de mogelijkheden tot thuiswerken voor ambtenaren van de Vlaamse administratie.
De heer Schuermans heeft het woord.
De heer Eddy Schuermans : Mijnheer de voorzitter, mijnheer de minister, geachte collega's, dagelijks maken duizenden Vlamingen belangrijke, tijdrovende verplaatsingen van en naar het werk, deels bij de privé-sector maar ook in belangrijke mate bij de overheid en de Vlaamse administratie. De prijs die men daarvoor betaalt is hoog. Voor het individu houdt dit gegeven een extra belasting qua tijdsduur in zonder dat het rendement verhoogt, wel integendeel. Ook in de familiale en maatschappelijke context zijn er problemen. Denken we maar aan het fileprobleem.
Voor heel wat taken is er niet echt een noodzaak om deze werkorganisatie te behouden. In de loop der jaren is de flexibiliteit reeds verhoogd. Toch zijn er nog meer mogelijkheden. Met de hedendaagse communicatiemiddelen kan men van om het even welke plaats bepaalde activiteiten verrichten.
Zowel in de privé- als in de openbare sector is de organisatie van het thuiswerken niet erg verspreid. Bij de werkgevers en werknemers is men om uiteenlopende redenen terughoudend. We moeten er ook begrip voor opbrengen dat het voor kleine ondernemingen vaak moeilijk is om thuiswerk te organiseren. Als het gaat om dikwijls wisselende en veelvuldige taken, dan is dit niet voor de hand liggend. Voor een aantal administratieve jobs moet dit echter kunnen. De overheid zou wat dit betreft een voorbeeldfunctie kunnen vervullen.
Deze week start men bij de Nederlandse overheidsadministratie met een belangrijke operatie op het vlak van telewerken. Men heeft hiervoor een akkoord afgesloten met de vakbonden. De betrokken werknemers kunnen rekenen op een aantal telematicavoorzieningen en eventueel ook een vergoeding voor het gebruik van de privé-ruimte. Men heeft ook afspraken gemaakt inzake het werkoverleg en het aantal telewerkdagen. Het is immers belangrijk dat men op geregelde tijdstippen werkoverleg pleegt en het contact met het overheids- of privé-bedrijf niet verliest. Uit de Nederlandse ervaring zouden we kunnen leren.
Telewerken past in het hedendaags plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Het is niet altijd belangrijk dat men elke dag om 8 of 11 uur 's morgens of 9 uur 's avonds een bepaald rapport afwerkt en ook niet of men dat doet aan een bureau in een groot kantoorgebouw of thuis aan een werktafel. Mits een goede organisatie kan men de kwaliteit van het werk verhogen met een geringere maatschappelijke last. Dat moet toch de bedoeling zijn van de overheid.
Mijnheer de minister, u bent bevoegd voor de Vlaamse administratie. Zijn er volgens u meer mogelijkheden om dit verder door te voeren dan vandaag het geval is?
De voorzitter : De heer Holemans heeft het woord.
De heer Dirk Holemans : Mijnheer de voorzitter, mijnheer de minister, geachte collega's, thuiswerk biedt inderdaad de mogelijkheid tot het creëren van meer flexibiliteit op maat van de werknemer. De voorwaarde is dat men een heel duidelijke taakafspraak maakt. Men moet de persoon in kwestie beschermen. Thuiswerk mag er niet toe leiden dat men de uitgespaarde tijd invult met extra werk. Men moet daarover preventief duidelijke afspraken maken.
De voorzitter : Minister Van Grembergen heeft het woord.
Minister Paul Van Grembergen : Mijnheer de voorzitter, geachte leden, de vraag van de heer Schuermans is pertinent. Toch wens ik enkele essentiële randvoorwaarden aan te halen om telewerk goed te laten verlopen. Een van die voorwaarden is een onvoorstelbaar goede informaticaverbinding. Als de burger belt, mag hij niet de indruk hebben dat de ambtenaar thuis zit. Hij mag niet als antwoord krijgen dat hij de dag nadien moet terugbellen. De ambtenaar moet alle informatie hebben waarover hij in normale werkomstandigheden beschikt. Hij moet de vraag van de burger volledig kunnen beantwoorden.
Ook het teamverband moet behouden blijven. De thuiswerker wordt niet plots een individuele ambtenaar die niet meer de relatie kan leggen met de andere verbanden in de dienst waarin hij is tewerkgesteld. Dat gegeven dat men deel uitmaakt van een geheel, van een organisatie, van een dienst, moet behouden blijven. Dan gaat het ook over de gewone menselijke verhoudingen en het overleg in een dergelijke openbare dienst. Dit alles moet deels mogelijk blijven.
Dan is er een derde voorwaarde. Als die ambtenaar thuis werkt, dan moet zijn werk meetbaar zijn. Men moet kunnen meten wat is afgewerkt. Een vierde essentiële voorwaarde is dat het een vrijwillige keuze moet blijven. Men kan niemand verplichten thuis te werken. Heel wat ambtenaren en andere werknemers wensen immers hun huis vrij te houden van de gangbare werkdruk. Ze willen niet voortdurend worden geconfronteerd met die werkplaats die hun huis zou worden. Ze willen op dat gebied een psychologische afstand behouden.
Dit zijn vier noodzakelijke basisvoorwaarden, wil er sprake zijn van thuiswerk. Dit hoeft trouwens niet noodzakelijk te gaan over werken in de woonplaats. Men kan ook werken op een andere plaats dan de normale plaats van tewerkstelling, bijvoorbeeld halverwege die plaats en de woonplaats. Maar dit moet wel gebeuren binnen een bepaald kader.
Ik heb informatie ingewonnen over de vraag wat de Vlaamse regering terzake doet. Er is het project Anders Werken, op het departement Algemene Zaken en Financiën. Dit departement experimenteert ook op kleinere schaal met telethuiswerken. Het project Anders Werken op de derde verdieping van het Boudewijngebouw overkoepelt twee vernieuwende tendensen in de werkomgeving : kantoorinnovatie en telewerken. Flexibiliteit is de gemeenschappelijke noemer, communicatievaardigheid een noodzakelijke voorwaarde. De handleiding 'Anders Werken' geeft de integrale visie weer, schetst het werkkader en legt de basisprocedure vast. De syndicale delegaties hebben zich akkoord verklaard met de inhoud van de handleiding. Ik wil er terzijde op wijzen dat men in het syndicale milieu misschien niet zozeer argwanend, maar toch behoedzaam staat tegenover thuiswerken. Daar bestaan wellicht diverse redenen voor. Sommige motieven zullen wellicht louter syndicaal van aard zijn, maar ik denk dat er ook sprake is van een terechte bekommernis over hoe een werknemer in zijn werkomgeving leeft. De vraag rijst bij het syndicale niveau hoe zij zorg kunnen dragen voor die werkkwaliteit als de werknemer een individueel atoom wordt dat thuis zijn werk zit te verrichten.
De deelnemende entiteiten in deze afweging zijn het secretariaat-generaal, de afdeling Algemene Administratieve Diensten, de afdeling Interdepartementale Management Informatiesystemen en de afdeling Financieel Management. De kantoorinnovatie is een feit geworden in april 2000 : ongeveer 150 ambtenaren hebben hun intrek genomen in de nieuwe kantooromgeving met taakgebonden werkplekken en mobiele middelen. Het project is op 3 mei 2000 officieel geopend door de minister-president en mijn voorganger. Het is mijn uitdrukkelijke wens geweest de gebruikerstevredenheid als toetssteen te nemen voor het al dan niet verder verspreiden van de visie Anders Werken in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
Het project is ondertussen tweemaal geëvalueerd via schriftelijke bevragingen. De eerste bevraging bereikte een respons van 90 percent, de tweede een van 75 percent. Bij de eerste bevraging stond de helft van de respondenten in het algemeen positief tegenover het project. Een kwart was neutraal en een kwart was negatief. Bij de tweede bevraging is de algemene tevredenheid gestegen : 64 percent stond positief tegenover het project, 20 percent was neutraal en slechts 16 percent stond er nog negatief tegenover. Een grote groep mensen is van mening dat telewerken inderdaad bij Anders Werken hoort. Een relatief groot aantal mensen vindt dat zij in hun functie aan telewerken zouden kunnen doen en willen op regelmatige basis thuiswerken. Telewerken wordt momenteel als tweede fase van het Anders Werken ingevoerd. In de stuurgroep Anders Werken werd beslist de ontwikkeling van het deel inzake thuiswerken en satellietwerken uit te stellen tot na de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving, dit om de gebruikers de kans te geven zich de nieuwe werkmiddelen eigen te maken.
Ondertussen zijn binnen elke afdeling de personeelsleden bevraagd, vooreerst om na te gaan welke medewerkers bereid zijn tot thuiswerken. In een volgende stap is onderzocht in welke mate van de mogelijkheid tot thuiswerken gebruik zal worden gemaakt. Dit is afhankelijk van de aard van het werk en de wensen van de medewerker. In verder overleg tussen leidinggevenden en alle medewerkers, zowel de kandidaat-thuiswerkers als de niet-kandidaten, zijn er afspraken gemaakt. Elke afdeling beschikt over een volledig overzicht van de potentiële thuiswerkers. Dit overzicht is recent verfijnd : aan elke thuiswerker is een bepaald thuiswerkerprofiel toegekend.
Van elke kandidaat-thuiswerker is er een ICT-steekkaart opgesteld waarin staat welke ICT-middelen deze medewerker gebruikt in de uitoefening van zijn taak, met welke frequentie en wat de grootte van het dataverkeer hierbij is. Op basis van deze ICT-steekkaart kan aan de medewerker een bepaald thuiswerkersprofiel worden gegeven. Ik geef nu een overzicht van de verschillende thuiswerkprofielen die worden gedefinieerd.
Ten eerste zijn er de echte thuiswerkers. Dit zijn medewerkers die gemiddeld vier dagen op vijf thuis hun arbeid verrichten. Hierbij dient men nog een onderscheid te maken tussen twee categorieën van gebruikers. De zware netwerkgebruikers maken vaak gebruik van databanken die ze via bevragingen benaderen. Ook verzenden ze vaak heel grote bestanden. De lichte netwerkgebruikers hebben enkel nood aan toegang tot verschillende server drivers, de mail- en kalenderfunctie en intranet of extranet.
Ten tweede zijn er de occasionele thuiswerkers. Dit zijn medewerkers die maximaal één tot twee dagen thuis hun arbeid verrichten. Hierbij dient men eveneens een onderscheid te maken tussen gebruikers die grote datapakketten over de lijn verzenden en de andere gebruikers. Voor de zware netwerkgebruikers dient er ook in een netwerkverbinding te worden voorzien met een grote datacapaciteit, al dan niet met een permanente verbinding. Voor de lichte netwerkgebruikers dient er enkel in een verbinding te worden voorzien met de 'moeder office sharing omgeving'. Een ICT-systeem met vaste bandbreedte is hier niet nodig.
Elk profiel resulteert in een ICT-voorziening. Voor lichte netwerkgebruikers volstaat veelal de RAS-connectie. Voorwaarde is dat de gebruiker een gepersonaliseerde laptop heeft. Anderzijds brengt een RAS-verbinding geen investeringskosten mee. Voor de zware netwerkgebruikers is er op dit ogenblik de ISDN-lijn voorhanden. Dit is evenwel een tamelijk dure oplossing.
In sommige gevallen kan telewerken niet los gezien worden van de digitalisering van dossiers. Ook daar is recentelijk werk van gemaakt in het kader van het project Anders Werken.
De cel Leegstand van de afdeling Financieel Management heeft tot dusver nog veel te maken met 'dossiers op papier'. Om te verhinderen dat thuiswerkers met stapels dossiers heen en weer reizen, is er gestart met een project inzake workflowmanagement. Het proces inzake leegstand werd volledig geanalyseerd en uitgetekend. Op die basis is men via een scanoplossing overgeschakeld op digitale dossiers. Aldus kan men in de zeer nabije toekomst overgaan tot volledige digitale dossierafhandeling.
Dan is er het toekomstig project Anders Werken in het Vlaams Administratief Centrum in Hasselt. Men zal proberen om dat daar toe te passen. U weet dat dit VAC momenteel in opbouw is.
Dan zijn er de cases 'thuiswerken op structurele basis', los van het project Anders Werken. Om te beginnen is er de cel Financieel Beheer van de administratie Logistiek Management. Op 1 december 1997 is men gestart met dit project inzake telewerken. Twee rekenplichtigen bestaansmiddelen en één financiële ondersteuner werken sedertdien thuis : de twee rekenplichtigen twee dagen per week en de financiële ondersteuner drie dagen per week. Het is dit project, dat zeer positief is geëvalueerd, dat mee aan de basis ligt van het ruimere project Anders Werken.
Dan is er de boekhoudcel van de administratie Budgettering, Accounting en Financieel Management. Sedert september 2000 werken drie rekenplichtigen kabinetskredieten twee dagen per week thuis. Via ISDN zijn ze verbonden met het netwerk van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De evaluaties zijn tot nu toe positief.
Om te eindigen is er dan nog het occasioneel thuiswerken. De adviseurs van de administratie Planning en Statistiek en de adviseurs en opdrachthouders van de afdeling Human Resources Management werken sedert het najaar occasioneel thuis. Via ISDN hebben ze verbinding met het netwerk van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Deze personeelsleden hebben vaak te maken met conceptuele opdrachten die ze thuis in alle rust en zonder tijdverlies van verplaatsing kunnen afwerken.
Ten slotte kan ik nog vermelden dat ook in andere departementen wordt gestart met initiatieven voor thuiswerken. Dit is onder meer het geval voor het departement Onderwijs. Daar zijn er ongeveer 25 ambtenaren die thuis hun werk verrichten. Men is dat volop aan het evalueren. Secretaris-generaal Monard is daar voorstander van. Uiteraard moet men dit alles nog zeer grondig evalueren en eventueel bijsturen. Op de begroting Informatica 2001 staan nu bijvoorbeeld reeds ruim 100 SOHO-configuraties gebudgetteerd. Het letterwoord SOHO staat voor 'Small Office Home Office', waarmee thuiswerkers worden bedoeld.
Dit is dus echt een begin. Dit begin gaat traag. Ik realiseer me dat zeer goed. Het gaat dan ook om een totaal andere cultuur. Er moet zeer veel in geïnvesteerd worden. Dit moet op een voorzichtige manier gebeuren. Het is echter wel duidelijk dat men op middellange termijn vooruitgang moet kunnen boeken. Essentieel blijft dat het op vrijwillige basis moet gebeuren, waarbij de andere voorwaarden concreet moeten kunnen worden ingevuld.
De voorzitter : De heer Schuermans heeft het woord.
De heer Eddy Schuermans : Mijnheer de minister, ik dank u voor uw uitgebreid en gedetailleerd antwoord. De voorwaarden die u aanhaalt, kunnen we onderschrijven : goede informaticaverbinding, mogelijkheid tot teamwork en vrijwillige keuze. Er is de voorwaarde dat het werk meetbaar moet zijn. Het lijkt me dat er weinig verschil is of men nu op kantoor dan wel op afstand aan het werk is. Wat de uren betreft, kan men op kantoor natuurlijk wel beter meten. Wat de output betreft, denk ik echter dat de meetbaarheid in beide gevallen identiek moet zijn.
Ik heb er begrip voor dat het proces traag verloopt. Het omgekeerde zou verrassend zijn. Een vraag kan zijn wat het potentieel is van deze werkvorm op korte en op middellange termijn. Dat is misschien stof voor een volgende vraag. Nu hoeft u daar dus nog niet op te antwoorden.
De voorzitter : Het incident is gesloten.