Report meeting Commissie voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media

Mevrouw D’Hose heeft het woord.

Deze vraag behoeft heel weinig inleiding. We weten al langer dat KIOSK een probleem is voor wie een aanvraag wil doen. We hebben in het verleden al een brief gehad van de Jeugdraad, het Overleg Kunstenorganisaties (oKo), het Vlaams Cultureel Centrum (VCC) en het Overleg Cultureel Erfgoed (OCE). Daarin wordt gevraagd naar een professionelere aanpak van de digitalisering. U hebt ook in uw beleidsnota aangegeven dat u een optimale digitale omgeving wilt creëren.

Bent u daar al mee bezig? Hoe evalueert u de huidige kwaliteit zelf? Zijn intussen de eerste stappen gezet voor het verbeteren en performant maken van die digitale dienstverlening?

Hoe zult u in de toekomst te werk gaan?

Tegen wanneer mag de sector concrete verbeteringen verwachten? Het staat niet stil, de ene projectvraag na de andere moet immers worden ingediend. Het zou dan ook goed zijn dat er snel uitzicht op verbetering komt.

Minister-president Jambon heeft het woord.

Mevrouw D’Hose, ik heb bij mijn aantreden inderdaad vernomen dat de digitale dienstverlening via KIOSK niet altijd voldoende werd ontwikkeld vanuit het perspectief van de eindgebruikers en indieners van de dossiers. Als Vlaams minister voor Cultuur en ICT neem ik die kritiek uiteraard ter harte en heb ik mij hierover laten informeren.

De digitalisering van de eerste reeks subsidiestromen voor de kunstenorganisaties in 2016 is vrij succesvol verlopen. Bij de uitrol nadien en naar de andere sectoren werd te formalistisch omgesprongen met de decretale verplichtingen. Dat leidde tot ergernis bij de gebruiker. Deze ergernis heeft bij sommigen tot een negatieve perceptie geleid van het systeem. 

Dit wil niet zeggen dat we tabula rasa moeten maken. KIOSK is een configureerbaar platform. Dat betekent dat je zelf voor elke dossierstroom op maat schermen kunt bouwen en aangeven welke informatie je in die schermen wenst op te vragen. Dat lijkt mij een sterk punt van die toepassing. Het laat immers toe om toekomstige dossierstromen met inspraak van de eindgebruiker vorm te geven. Ik sta erop dat de administratie hier werk van maakt.

Het applicatielandschap van het Departement Cultuur, Jeugd en Media werd in het voorjaar van 2018 ook geanalyseerd door het agentschap Informatie Vlaanderen. Dit resulteerde in een rapport waarin gesuggereerd wordt om op de ingeslagen weg verder te werken en KIOSK verder uit te bouwen. Het rapport bevat ook nuttige aanbevelingen, maar het uitrollen en verder uitbouwen van een performant, klantgericht en datagedreven systeem vergt heel wat investeringen, zowel financieel als wat de inzet van personeel betreft. Dat is een aandachtspunt.

De administratie kan niet voorbijgaan aan de bepalingen, procedures en informatieverplichtingen uit de verschillende decreten.  Hier hebben wij als politici de verantwoordelijkheid om te voorzien in een decretaal kader dat efficiënt, digitaal en gebruiksvriendelijk is.

Meerdere factoren zijn dus van belang en spelen op elkaar in om te komen tot kwaliteitsvolle digitale dienstverlening. Tools, mensen en processen moeten goed op elkaar afgestemd zijn. 

Het platform KIOSK blijft dus als dusdanig bestaan, het is parametriseerbaar. Ik heb aan de administratie gevraagd dat ze dat beter zouden parametriseren voor elke dossieraanvraagstroom. We zullen dan zien of dat tot een grotere klantentevredenheid leidt.

De administratie heeft in de loop van 2019 binnen het haar toegewezen kader meer capaciteit voor digitalisering vrijgemaakt. Er is externe expertise ingehuurd om in meer continuïteit te voorzien bij het beheer van het KIOSK-platform en er heeft een verbetertraject gelopen waarbij processen en verantwoordelijkheden voor de digitalisering duidelijker afgelijnd zijn. Hierdoor is er vooruitgang geboekt maar nog niet voldoende, het volstaat niet.

Op basis van de informatie over dit dossier die de administratie mij in oktober bezorgde, heb ik beslist om meer middelen uit te trekken. Die ingreep was noodzakelijk. Zoals u ook in de begroting kunt zien, heb ik in 2020 al een eerste maal 500.000 euro bijkomend geïnvesteerd op de apparaatskredieten. De administratie is gestart met de uitvoering van een programma dat in 2020 al tot merkbare verbeteringen moet leiden.

Het realiseren van een digitale, klant- en gebruiksvriendelijke dienstverlening vraagt een inspanning op meerdere niveaus. Het begint bij de opmaak van nieuwe decreten. Daarbij moet er aandacht zijn om tot meer generieke procedures te komen die over alle decreten heen toegepast kunnen worden. Dit kan volgens mij met respect voor de eigenheid van de sectoren. Die eigenheid zit grotendeels in de inhoud van de informatie die tussen de aanvrager en de administratie wordt uitgewisseld. In overleg met de sector wil de administratie het gesprek aangaan over die inhoud en tot een beter gemeenschappelijk begrip komen.

Tegelijk nemen we initiatieven om die data makkelijker te ontsluiten, we maken maximaal gebruik van authentieke bronnen en hergebruiken informatie waarover wij al beschikken. Als minister van ICT vind ik het ook belangrijk om de dienstverlening overzichtelijk en gecentraliseerd aan te bieden vanuit de Vlaamse overheid. Dat betekent concreet dat toepassingen zoals KIOSK maximaal moeten kunnen aansluiten op centraal aangeboden platformen. De administratie onderneemt hiertoe vandaag al de nodige stappen.

De administratie zal ook structureel inzetten op het verbeteren van de gebruikerservaringen en betrekt eindgebruikers voor de uitrol van dossierstromen.

Tot slot heeft het departement de ambitie zijn digitale dienstverlening meer relevant te maken voor de organisaties uit de sectoren Cultuur, Jeugd en Media. Eerder dan louter te voorzien in een platform voor het aanvragen en verwerken van subsidies, wil de administratie op basis van data waarover zij beschikt, diensten aanbieden die ervoor zorgen dat organisaties en personen makkelijker hun weg vinden naar subsidies die voor hen relevant zijn, dat de indiening van aanvragen minder administratieve lasten genereert, zowel voor de gebruiker, de administratie als de beoordelaars van de dossiers, en dat de beleidsvoorbereiding meer op basis van data kan gebeuren.

Dit is een beetje vergelijkbaar met Tax-on-web. Wat we van organisaties weten, kunnen we al aanbieden. Zij moeten dan enkel aanvullen of verbeteren waar nodig.

Met de extra middelen die ik uittrek, kunnen we in 2020 een reeks noodzakelijke initiatieven opstarten.

Zo wordt testen structureler ingebed in het proces van de digitalisering van de stromen. Op 13 januari is een testconsultant aan de slag gegaan. Dit moet bijdragen tot beter werkende digitale dossierstromen.

Verder zal het departement in de loop van 2020 een aantal veranderingen implementeren op het KIOSK-platform die inspelen op de meest urgente noden van de eindgebruikers. De sessies met de eindgebruikers zijn op dit moment in voorbereiding en vinden plaats vanaf maart 2020. We zullen dus de kritieken van de eindgebruikers opvangen en deze inbouwen in de versie 2020.

Uiterlijk eind van dit jaar zal men via eID of itsme kunnen aanmelden op de KIOSK-applicatie, via het Vlaams gebruikers- en toegangsbeheer. Dat is niet alleen veiliger maar ook een voorwaarde om te kunnen koppelen met bijvoorbeeld het ondernemingsloket en het burgerprofiel.

Daarnaast ontwikkelt het departement vanuit de digitale subsidiestromen een basisrapport dat op eenvormige wijze de basiskenmerken van digitale subsidiestromen in een overzicht giet en een aantal grafische voorstellingen integreert.

Tot slot zal de administratie, meer op de achtergrond, werk maken van datastandaarden over financiële en personeelsgegevens die zij opvraagt.

Deze digitale initiatieven zullen parallel lopen met de opdracht die ik mijn administratie heb gegeven om een departementsbrede werkwijze uit te werken binnen de bestaande processen en decreten, alsook voor nieuwe handelingen of uit te werken decreten. Deze set van werkinstructies zal op een zeer actieve en gerichte manier worden ingezet om de komende jaren invulling te geven aan de screening en herijking van de drie grote decretale kaders, kunsten, cultureel erfgoed en sociaal-cultureel werk, die het cultuurbeleid maken en vervolgens de andere decreten die daarbij aansluiten of gevolgen van ondervinden. We mikken daarbij op een aanzienlijke planlastverlaging voor het veld, duidelijke regelgeving voor zover dat mogelijk is, regelgeving die juridisch zo sluitend mogelijk is en die natuurlijk ook de werklast reduceert voor het departement. Dat is een een-op-eenrelatie. Als men de planlast voor de organisaties en de instellingen drastisch kan verlagen, heeft dat ook een werklastvermindering tot gevolg voor het departement. Men wint dus tweemaal.

Bij de opmaak van de begroting 2020 heb ik voorzien in een bijkomend budget van 500.000 euro op de apparaatskredieten. Voor 2021 en verder zijn er nog geen engagementen genomen. Dit project zal echter continu worden gevolgd omdat het goed moet zijn.

Mevrouw D’Hose heeft het woord.

Minister-president, ik dank u voor uw antwoord. Het is heel positief dat er al serieuze stappen zijn gezet en dat die snel implementeerbaar zijn. De koppeling met eID is dan voor dit jaar, als ik dat goed heb begrepen?

Het ging over de elektronische identiteitskaart of de applicatie itsme.

Oké.

Het decretale kader en de evolutie naar meer generieke procedures is ook onze taak. In het regeerakkoord staat dat we werk moeten maken van een wijziging van het Kunstendecreet. 2021 is de indieningsdatum, maar ‘time is running’. Ik hoop dan ook dat het departement snel kan oplijsten waar ze aan moeten voldoen. Die informatie kunnen we dan al opnemen in toekomstige wijzigingen. Maar wat het geheel betreft, vind ik dat er al goede stappen zijn gezet.

De heer Van de Wauwer heeft het woord.

Minister, ik heb nog een bijkomende vraag. In het verleden is geprobeerd om binnen de Vlaamse administratie naar meer uniformiteit te gaan wat de verschillende applicaties betreft. Binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media werd toen een pilootproject opgestart, Slimme Subsidies, waarover verschillende klachten zijn binnengekomen waarop dat project on hold is gezet. Hebt u een zicht op wat daar de stand van zaken is? Loopt daar nog iets?

De heer Pelckmans heeft het woord.

Minister-president, ik ga streng zijn: voor mij is een scheefgegroeide KIOSK echt de exponent van wat er verkeerd loopt in het cultuurbeleid. Dat heeft te maken met de toenemende verzakelijking die is doorgedrongen tot de administratie, wat voor een deel terecht is. Er is de monitoring, de richtlijnen van de dataverzameling, het Rekenhof.  Anderzijds zijn we beland in een landschap waarin jonge, nieuwe, startende mensen moeten kunnen werken die daar heel ver af staan. En het is net de afstand tussen die twee die mij zorgen baart.

Ik ben wel blij te horen dat u een heel aantal maatregelen neemt. Dat wijst erop dat u dit ernstig neemt. We zullen u daar zeker ook op monitoren. Maar ik wil toch nog twee punten aanbrengen. Zo is er de KIOSK-app, maar daaronder zit nog de reorganisatie van de administratie die heeft plaatsgevonden en die eigenlijk niet aansluit bij de noden van de sector. Om het concreet te maken: wie als jonge starter een aanvraag wil indienen, heeft hulp en een aanspreekpunt nodig, maar door de verplaatsing van ambtenaren en verantwoordelijken is dat zo’n soep geworden dat de sector zich daar veel zorgen over maakt.

Het generieker maken van de aanvraag kan ik begrijpen vanuit een overheidsstandpunt, maar ik wil er toch op wijzen dat elk decreet zijn eigen invulling heeft en dus een specifieke benadering. We moeten ervoor zorgen dat die twee niet door elkaar lopen en dat het kind niet met het badwater wordt weggegooid.

Ik pleit eigenlijk voor een heel grondige aanpak. Bijna het hele systeem moet op de schop en moet van nul opnieuw worden opgebouwd, bij voorkeur samen met de sectoren. Dat is een moeilijk verhaal want intussen loopt een en ander verder. Wanneer je dit grondig wilt aanpakken, is ook een grondige verandering nodig. Ik zal daar morgen tijdens ons bezoek aan de administratie heel wat vragen over stellen.

Ik besluit opnieuw dat het voor ons echt de exponent is van wat er de laatste jaren op het vlak van cultuurbeleid verkeerd loopt. Het is belangrijk om dit grondig aan te pakken.

Minister-president Jambon heeft het woord.

Mijnheer Van de Wauwer, om eerlijk te zijn is het project Slimme Subsidies mij niet bekend. Ik zal mij daarover bevragen.

Mijnheer Pelckmans, het is juist de bedoeling om met de eindgebruiker permanent aan tafel te gaan zitten om naar zijn behoefte te luisteren en te kijken hoe we ons daarnaar moeten organiseren. Het gaat niet alleen over hoe we het systeem moeten aanpassen, maar ook over hoe we ons daarop moeten baseren. Dan is er uw informaticatechnische opmerking, want zo kader ik die, dat het systeem volledig op de schop moet omdat de basis niet goed is. Wel net daarom hebben we door informatici een audit van het systeem laten doen. Het agentschap Informatie Vlaanderen zegt dat het systeem wel voldoende parametriseerbaar is om aan de behoeftes van de gebruikers te voldoen. Wat wel zal gebeuren, is dat dit systeem mee in de algemene architectuur van – hoe zal ik het zeggen – de Vlaamse informatica zal worden opgenomen zodat men gegevens uit andere authentieke bronnen kan halen. (Opmerkingen van Gustaaf Pelckmans)

Als u morgen het departement bezoekt, vraag het dan. Ik weet niet of daar een echt geschreven rapport van bestaat. Ik weet het niet. Of toch, er is een doorlichting gebeurd en men heeft dat gerapporteerd. Ik ga ervan uit dat de specialisten die dat bekijken, daarover een correct oordeel geven.

Ik zeg het nog eens: we willen hier heel nauw met de eindgebruiker samenwerken tot het systeem aan de behoeften voldoet.

En dan hebt u het over generiek en eigenheid. Het een hoeft niet in tegenspraak te zijn met het ander. Je kunt een generieke onderbouw hebben en dan specifieke dingen per decreet per kunstenvorm hebben. Als je data uit andere authentieke bronnen haalt en in KIOSK inbrengt, dan maakt het niet uit of dat nu over het Kunstendecreet, sociaal-cultureel werk of jeugd gaat. Het is dezelfde mechaniek als die data naar hetzelfde platform moeten. Het zal wel zo zijn dat het proces of de stroom van de subsidieaanvraag binnen het sociaal-cultureel werk en van de projectsubsidies binnen het Kunstendecreet anders is,  maar dat kan wel allemaal op hetzelfde platform gebeuren.

Mevrouw D’Hose heeft het woord.

Ik ben het eens en oneens met de heer Pelckmans. U hebt absoluut een punt over de reorganisatie van de administratie. Vroeger had men de dossierbehandelaar Kunsten, die de organisaties heel goed kende, waarbij er bijna een rechtstreekse lijn tussen de twee was. Maar ik ben het niet eens met u dat er een volledige tabula rasa van KIOSK moet worden gemaakt, want ook de gebruikers zeggen dat er goede elementen aan zijn. We moeten het kind niet met het badwater weggooien.

Tot slot: als in maart die sessies met die eindgebruikers zijn geweest, dan vraag ik me af of we dan tegen de zomer een nieuw stabiel systeem zullen hebben. Is het eventueel mogelijk dat iemand van het departement komt toelichten wat er gewijzigd is? Dat zou voor ons ook wel een keer een interessante sessie zijn.