Report meeting Commissie voor Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering en Stedenbeleid

Mevrouw Sminate heeft het woord.

Minister, heel wat steden en gemeenten hebben een audit van Audit Vlaanderen gekregen. Mijn gemeente bekijkt momenteel samen met Audit Vlaanderen de procedures. Ik vind dat heel interessant. Mijn vraag is eigenlijk hoe een gemeente moet omgaan met de informatie die ze krijgt van Audit Vlaanderen. Er bestaat een grote tegenstelling in de manier waarop men daarmee moet omgaan wanneer het over een organisatie- of thema-audit gaat en wanneer het om een forensische audit gaat.

Minister, bent u van doordeel dat de resultaten van een organisatie- of thema-audit moeten worden besproken op de gemeenteraad? Vindt u het verantwoord dat zo’n auditrapport in besloten vergadering wordt besproken? Bent u van plan om een toetsingskader voor de lokale besturen uit te werken zodat de resultaten van die audit kunnen worden vergeleken met andere besturen? Op dat moment kunnen ook besturen die geen audit hebben gekregen, hun werking verbeteren door die vergelijking. Bij een forensische audit gebruikt men de term ‘strikt vertrouwelijk’. Wat houdt dat precies in? Bent u van plan om richtlijnen te verstrekken aan de lokale besturen over de wijze waarop zij moeten omgaan met de auditrapporten van Audit Vlaanderen? Het gaat dan vooral over die forensische audits.

Minister Homans heeft het woord.

Collega's, vind ik dat een organisatie- of een thema-audit in de gemeenteraad moet worden besproken? Mijn antwoord is ja. Interne controle of organisatiebeheersing bij een lokaal bestuur is volgens mij cruciaal. Het Gemeentedecreet en het decreet Lokaal Bestuur (DLB) laten daar geen enkele twijfel over bestaan. Volgens die decreten moet een gemeente een organisatiebeheersingssysteem hebben, moet er jaarlijks over worden gerapporteerd aan de gemeenteraad door de algemeen directeur én het moet periodiek worden geauditeerd door Audit Vlaanderen. Anders dan in het voormalige Gemeentedecreet wordt nu in het decreet Lokaal Bestuur zelfs bepaald dat het rapport van Audit Vlaanderen aan de voorzitter van de raad moet worden bezorgd en de voorzitter moet het aan de raadsleden bezorgen. Dit is een wijziging ten opzichte van het voormalige Gemeentedecreet. Dat laat mijn inziens weinig twijfel bestaan over het belang dat wij allen hechten aan de gemeentelijke ‘organisatiebeheersing’ en aan de rapporten van Audit Vlaanderen en aan de opvolging ervan. Ik vind dat de raad het aan de raadsleden bezorgde organisatie-auditrapport moet bespreken – maar de gemeenteraad bepaalt dat natuurlijk wel zelf –, net zoals de directeur de raad moet rapporteren over het organisatiebeheersingssysteem.

Vind ik het verantwoord dat een auditrapport in besloten vergadering wordt besproken louter en alleen om de aanmerkingen van Audit Vlaanderen over de werking van het bestuur naar de buitenwereld verborgen te houden? Openbaar debat in de gemeenteraad is nogal essentieel in een democratie. Ik vind dus wel dat het moet gebeuren. Ook over het algemene functioneren van de gemeentelijke administratie en de mate waarin de organisatie georganiseerd is om doelstellingen efficiënt en integer te realiseren, moet kunnen worden gedebatteerd. In het Gemeentedecreet en het DLB wordt opgesomd wanneer kan worden afgeweken van de regel van openbaarheid van de vergadering: het gaat om aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken en een tweederdemeerderheid – ook de oppositie moet dus stemmen aanleveren – beslist tot besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

Ga ik een toetsingskader uitwerken zodat besturen de resultaten van audits van Audit Vlaanderen kunnen vergelijken met andere besturen? Neen, dat ben ik niet van plan. Audit Vlaanderen is een onafhankelijke organisatie en reikt de besturen zelf de nodige instrumenten aan om aan de slag te gaan met de resultaten van de audits. Audit Vlaanderen heeft ook al heel wat nuttige initiatieven genomen. Het publiceert ‘globale rapporten’ over de thema-audits en algemene organisatie-audits. In die rapporten staat duidelijk aangegeven wat er goed loopt en waar er pijnpunten zijn. Zo kunnen ook de niet-geauditeerde organisaties zich informeren over de belangrijkste bevindingen, de eigen organisatie hiermee vergelijken en hiermee rekening houden bij de uitbouw van hun systeem van organisatiebeheersing. Dit alles is publiek. Het publiceert eveneens ‘goede praktijken’ van lokale besturen. Dit zijn werkmethoden die een interne procedure bij Audit Vlaanderen doorstaan hebben en goedgekeurd zijn en waaraan andere lokale besturen zich kunnen spiegelen indien dat gewenst is. Samen met mijn administratie en de provinciegouverneurs organiseert Audit Vlaanderen bovendien studiedagen over de belangrijkste vaststellingen uit de globale rapporten. Ook daar kunnen gemeenten inspirerende voorbeelden opdoen.

Wat houdt de vermelding ‘strikt vertrouwelijk’ op een forensisch rapport precies in en wat zijn de redenen voor de vertrouwelijkheid? U weet dat er drie soorten audits zijn. De forensische audit is eigenlijk de strafste soort, als ik het zo mag uitdrukken. Het bevat meestal beschrijvingen van gedragingen of handelingen van bij naam genoemde of gemakkelijk identificeerbare natuurlijke personen. Dat is privacygevoelige informatie, vandaar de vermelding ‘strikt vertrouwelijk’ op deze rapporten. Het lokale bestuur moet zeer omzichtig omgaan met de informatie die in het rapport vervat zit. Zodra Audit Vlaanderen het auditrapport heeft opgeleverd aan het bestuur, verkrijgt dit rapport de hoedanigheid van een bestuursdocument.

Overheden mogen niet alle bestuursdocumenten openbaar maken. Zo mag de openbaarmaking van een bestuursdocument bijvoorbeeld geen afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het lokale bestuur moet zowel de privacywetgeving als het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur in acht nemen. Dit geldt zowel voor de beslissing om het rapport in openbare of gesloten zitting te bespreken, als voor de beslissing om al dan niet in te gaan op vragen over openbaarheid van bestuur met betrekking tot het forensisch auditrapport.

Uw vraag naar richtlijnen voor de lokale besturen over hoe om te gaan met een forensische audit, is een terechte vraag. Lokale besturen worden – dat hoop ik toch – slechts uitzonderlijk met een dergelijk rapport geconfronteerd. Het is niet onlogisch dat een bestuur daar vragen bij heeft en geen fouten wil maken. Het is een vraag die overigens al eerder is geopperd, ook in het auditcomité van de lokale besturen. Om aan deze vraag tegemoet te komen, hebben Audit Vlaanderen, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) en mijn administratie Binnenland Bestuur (ABB) inderdaad het initiatief genomen om hierover een handreiking te ontwikkelen. Deze handreiking is intussen via de webstek van Audit Vlaanderen en de VVSG beschikbaar gesteld voor alle lokale besturen. De volgende onderwerpen zuilen erin aan bod komen: het verloop van een forensische audit en de samenwerking tussen Audit Vlaanderen en het lokale bestuur; informatieverspreiding tijdens de audit; maatregelen tegen mogelijk betrokken personeelsleden; informatieverspreiding na de audit wat de openbaarheid van bestuur betreft en de bespreking van het rapport tijdens een openbare of gesloten raadszitting; beroepsgeheim en discretieplicht en mogelijke gerechtelijke stappen.

De handreiking is een soort eerste hulp voor lokale besturen bij een forensische audit. Het is mogelijk dat deze handreiking in de toekomst wordt bijgeschaafd, wanneer er daarover aanvullende inzichten zouden zijn. Het is dus geen statisch document maar een document dat kan na verloop van tijd worden aangevuld zodra de lokale besturen meer inzichten kunnen aanleveren.

Mevrouw Sminate heeft het woord.

Minister, ik dank u voor uw antwoord. Ik vind het een zeer goede zaak dat u zegt dat het belangrijk is dat er in openbare zitting kan worden gedebatteerd over die audits want het is natuurlijk de bedoeling dat de besturen aan de slag gaan met de tips en opmerkingen die daarin staan. Het zou natuurlijk jammer zijn indien besturen met een ruime meerderheid die meerderheid zouden gebruiken om dit achter gesloten deuren te laten plaatsvinden, maar dat is nu eenmaal hun recht.

U spreekt over die handreiking. Ik heb die ook gelezen, maar ik heb daar nog een bijkomende vraag over. Daar staat in dat de organisatie het rapport van een forensische audit wel deels moet bekendmaken aan de aanvrager wanneer die kan aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie wordt geraakt. Dan vraag ik me af of bijvoorbeeld belastingbetalers die financiële belangen hebben bij wat er is gebeurd in die gemeente, dat rapport kunnen opvragen, dat dan deels of volledig moet worden overgemaakt aan die persoon.

Minister Homans heeft het woord.

Collega Sminate, er bestaat eigenlijk geen algemene regel over. Het wordt casus per casus bekeken en soms is ook het advies van het parket nodig.

Collega's, ik wil misschien toch nog eens herhalen wat ik in het begin van mijn antwoord heb gezegd. Wat de thema- en organisatie-audit betreft – ik heb het niet over de forensische, natuurlijk, want u hebt allemaal door dat het een aparte categorie is –, heeft het decreet Lokaal Bestuur eigenlijk ervoor gezorgd dat er meer over kan worden gedebatteerd in openbaarheid in de gemeenteraad omdat we nu ook hebben bepaald dat het rapport, voor zover het over die twee soorten audits gaat, aan de voorzitter van de raad moet worden bezorgd en dat de voorzitter het ook aan de raadsleden moet bezorgen. Tot voor kort kregen ze het en konden ze het bezorgen of konden de raadsleden het gaan inkijken, maar nu is het verplicht dat de voorzitter van de gemeenteraad het aan de raadsleden bezorgt. Dan kan er, met welke meerderheid dan ook, besloten worden om het al dan niet in openbaarheid van de zitting te bespreken.