U bent hier

De heer De Gucht heeft het woord.

De Vlaamse Gemeenschap heeft met de vzw Cultuurconnect een overeenkomst afgesloten over een eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) voor heel Vlaanderen en Brussel.

De bedoeling van het nieuwe systeem is het bibliotheekwezen op een hedendaagse manier de toekomst in te loodsen. Zo krijgen onze bibliotheken het grootste centraal beheersplatform voor bibliotheken ter wereld.

Voor gemeenten met een openbare bibliotheek betekent dit dat ze aan de slag kunnen met een efficiënter systeem. Dagelijkse activiteiten voor de lokale bibliotheek worden op deze manier betrouwbaarder, makkelijker, gebruiksvriendelijker én goedkoper. Daarenboven zal het EBS onschatbare statistische informatie opleveren over het leengedrag, zoals bijvoorbeeld een populariteitspoll van uitgeleende boeken.

Minister, hoe is de inkanteling van de provinciale projecten en personeel verlopen? Wat is de stand van zaken van het eengemaakt bibliotheeksysteem? Wat is de stand van zaken van de andere vernieuwingsprojecten binnen de digitale bibliotheek Vlaanderen?

Hoe wordt in de betrokkenheid en inspraak vanuit de sector precies voorzien?

Minister Gatz heeft het woord.

Minister Sven Gatz

Cultuurconnect kreeg de opdracht om op 1 januari 2018 de vijf provinciale bibliotheeksystemen, de ondersteuning van het interbibliothecair leenverkeer en de websiteplatformen van de provincies Antwerpen, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen over te nemen. Deze bijkomende opdracht werd vastgelegd in een overeenkomst.

Met de leveranciers van de betrokken systemen waren al in 2017 contractuele afspraken gemaakt ter continuering van de dienstverlening vanaf 2018. Cultuurconnect nam ook de lopende overeenkomsten met lokale besturen over. In 2014 waren 18 provinciale medewerkers actief ter ondersteuning van de provinciale bibliotheeksystemen. Op 1 januari 2018 werden een 13-tal medewerkers overgeheveld naar Cultuurconnect. Het verschil kon Cultuurconnect opvangen via efficiëntiewinsten en een aantal gerichte aanwervingen. Contractuele provinciale ambtenaren kregen een arbeidsovereenkomst bij Cultuurconnect; statutaire ambtenaren werden overgeheveld naar het Departement Cultuur, Jeugd en Media en van daaruit ter beschikking gesteld aan Cultuurconnect. De betrokken medewerkers hebben hun standplaats in de kantoren van Cultuurconnect in de Priemstraat in Brussel.

Voor de personeelsintegratie werd onder andere externe ondersteuning van human resources ingeschakeld, er werden coachingtrajecten uitgezet en de hele organisatiestructuur werd hertekend, zodat de nieuwe collega’s vlot ingepast konden worden. De eerste maanden waren voor Cultuurconnect bijzonder hectisch en arbeidsintensief. Er moest met de nieuwe medewerkers op korte termijn een volledig nieuwe support-organisatie opgericht worden met gemeenschappelijke helpdesk, afgestemde permanentieregelingen, onderlinge kennisdeling, nieuwe rolverdelingen, enz. Aangezien de support-organisatie verantwoordelijk werd voor de dagelijkse ondersteuning van de operationele IT-systemen van het grootste deel van de Vlaamse bibliotheeksector, werd alles in het werk gesteld om onderbrekingen in de dienstverlening te vermijden. Dit was niet evident, omdat met het zicht op de overheveling een aantal provinciale medewerkers een andere job hadden gevonden of binnen het provinciebestuur naar een andere dienst waren gemuteerd en uiteindelijk dus niet naar Cultuurconnect werden overgeheveld. Dit zorgde voor aanzienlijke kennishiaten die de continuïteit van de dienstverlening onder druk zetten, en noopte Cultuurconnect uiteindelijk tot de aanwerving van enkele nieuwe krachten, wat uiteraard weer extra tijd en inspanningen vroeg.

Verder waren in de periode voor 2018, met het zicht op de overheveling, bepaalde investeringen door de provincies niet meer gebeurd. Ook dit zorgde begin dit jaar voor een aantal onvoorziene zaken die Cultuurconnect urgent moest opnemen. In diezelfde periode moest bovendien ook nog eens de hardware van de systemen van de provincies Oost-Vlaanderen en Limburg uit het netwerk en/of datacenter van het provinciebestuur verhuisd worden, een moeilijke en risicovolle technische operatie. Dankzij de inzet van alle betrokken medewerkers bij Cultuurconnect werd de dienstverlening aan de openbare bibliotheken gegarandeerd. Ondertussen is de hele situatie gestabiliseerd en kan Cultuurconnect opnieuw volop inzetten op de uitbouw van het eengemaakt bibliotheeksysteem.

Zo kom ik tot uw tweede vraag naar de stand van zaken van het eengemaakt bibliotheeksysteem. Begin januari werd het contract met OCLC/HKA getekend en vond de startvergadering van het project plaats. De weken erna werd de volledige projectorganisatie opgezet: teams samengesteld, stuurgroep afgetrapt, allerlei werkafspraken gemaakt, documentatie gedeeld, enzovoort.

Vervolgens vond een intensieve kennismakings- en opleidingsronde plaats waarbij het team van Cultuurconnect het nieuwe systeem leerde kennen en gebruiken. Aansluitend kreeg recent een groep van 50 experten uit de bibliotheken de kans om via gerichte trainingen het nieuwe systeem beter te leren kennen en middels een studiebezoek aan de bibliotheek van Tilburg binnenkort het systeem ook in een operationele omgeving aan het werk te zien en ervaringsdeskundigen te bevragen. Deze kennismakings- en opleidingsronde neemt aardig wat tijd in beslag, maar is nodig opdat de stakeholders in de volgende fasen met kennis van zaken beslissingen kunnen nemen over de precieze inrichting van het Vlaamse systeem. Bovendien biedt het ook een platform voor inspraak en overleg, wat met de provinciale stuurgroepen voor de provinciale bibliotheeksystemen was weggevallen.

De voorbereidingsfase duurde drie maanden langer dan initieel gepland. Dit heeft alles te maken met de serieuze krachtinspanning die Cultuurconnect begin dit jaar moest leveren om de provinciale bibliotheeksystemen over te nemen zonder hiaten in de dienstverlening. Dit kreeg absolute prioriteit. De fase van de Proof of Concept startte weliswaar drie maanden later op, maar zit momenteel op volle kruissnelheid. De leverancier moet een heel aantal ontwikkelingen opleveren en in een werkende systeemopstelling aantonen dat men beantwoordt aan de minimale vereisten.

Verder moet de leverancier enkele kritieke processen uitvoeren in een proefomgeving zoals testconversies van een voorbeeldbestand van de vier bibliotheeksoftwaresystemen die in Vlaanderen in omloop zijn. Deze fase is zeer belangrijk. Indien de leverancier niet blijkt te voldoen aan de afgesproken normen, kan het contract nog ontbonden worden. Deze werkwijze biedt het project een soort veiligheidslijn.

Ondertussen werkte Cultuurconnect een concretere planning uit voor de aansluiting van de provinciale bibliotheeksystemen. Er zal gewerkt worden in zes migratiegolven. Tijdens de eerste migratiegolf van oktober 2018 tot maart 2019 gebeurt de aansluiting van het provinciaal bibliotheeksysteem Limburg. De tweede migratiegolf loopt van april 2019 tot september 2019 voor de aansluiting van het provinciaal bibliotheeksysteem Oost-Vlaanderen. Met de derde migratiegolf van oktober 2019 tot maart 2020 wordt het provinciaal bibliotheeksysteem West-Vlaanderen aangesloten. Dan volgt de vierde migratiegolf van april 2020 tot september 2020 voor de aansluiting van het bibliotheeksysteem van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel. De vijfde migratiegolf loopt van oktober 2020 tot maart 2021, dan wordt het provinciaal bibliotheeksysteem van Vlaams-Brabant aangesloten. Tot slot wordt tijdens de zesde migratiegolf van april 2021 tot september 2021 het provinciaal bibliotheeksysteem Antwerpen aangesloten. Deze kalender kwam tot stand na een grondige afweging van allerlei factoren, waaronder de modaliteiten van de lopende contracten, de leeftijd en stabiliteit van de hardware, de omvang en complexiteit van de dataconversies, de verwachte leercurve van opdrachtgever en leverancier, enzovoort.

Bibliotheken die nog niet op een provinciaal systeem zijn aangesloten, kregen van Cultuurconnect de vraag of ze de intentie hebben om aan te sluiten op het eengemaakt bibliotheeksysteem en in welke van de zes migratiegolven ze dit dan het liefst ingepland zien. Liefst 42 op 57 bibliotheken gaven al hun voorkeur door. Van 14 bibliotheken werd nog geen antwoord ontvangen. Slechts 2 bibliothecarissen geven aan geen aansluiting op het eengemaakt bibliotheeksysteem te overwegen, wat naar mijn mening een zeer bijzonder standpunt is. Ik zal proberen na te gaan over welke bibliotheken en gemeenten het gaat en hun proberen duidelijk te maken dat die stand alone-positie niet alleen geen goed idee is, maar op termijn ook onhoudbaar zal zijn.

Dit geeft aan dat het draagvlak voor dit project zeer sterk is en doet hopen en vermoeden dat er in de loop van de volgende jaren een substantiële toename zal zijn van het aantal bibliotheken dat deelneemt aan de Vlaamse digitale bibliotheek. In de loop van de volgende maanden zal in samenspraak met de bibliotheeksector een ontwerpovereenkomst worden opgemaakt op basis waarvan colleges en gemeenteraden formeel kunnen beslissen om toe te treden. Ik hoop dat deze beslissingen het brede draagvlak dat er binnen de sector zelf bestaat, zullen ondersteunen en dat ook lokale beleidsvoerders overtuigd zullen zijn van de meerwaarde van deze dienst en de grote kans die de Vlaamse bibliotheeksector hiermee krijgt. Niet alleen biedt dit project aanzienlijke schaalvoordelen, denk maar aan de zeer interessante deelnamekost van 0,24 euro per inwoner. Ook het grotendeels gecentraliseerde applicatiebeheer is een voordeel zodat lokale bibliotheken zich meer kunnen richten op hun kerntaken, enzovoort.

Ook op functioneel vlak biedt het eengemaakt bibliotheeksysteem tal van voordelen: nieuwe functionaliteiten, vereenvoudigde en verbeterde werkprocessen, uitgebreide mogelijkheden tot intensievere samenwerking en een hedendaags platform voor verdere digitale innovatie.

Twee projecten verdienen aparte vermelding: de ontwikkeling van een volledig nieuw platform voor bibliotheekwebsites ter vervanging en eenmaking van de platformen die zijn overgenomen van de provincies Antwerpen, Oost- en West-Vlaanderen, en de aanbesteding van een e-boekenplatform. Ongeveer 50 procent van het internetverkeer in België verloopt via smartphones en tablets. Hoog tijd dus om het gebruik van de bibliotheekwebsites op die mobiele toestellen te optimaliseren. Tegelijkertijd worden de onlinecatalogus, de selfserviceomgeving Mijn Bibliotheek en de bibliotheekwebsites geïntegreerd in één platform. Hierdoor zal de digitale dienstverlening gevoelig verbeteren. Dat is kort samengevat de doelstelling van het project bibliotheekwebsites, dat Cultuurconnect in cocreatie met de sector momenteel vormgeeft.

De technische ontwikkeling van het platform is bijna rond. In juni start de opmaak en configuratie van de pilootwebsites voor de bibliotheken van Eeklo, Mechelen en Waregem. In juli volgt de pilootfase. Eind september kan dan begonnen worden met de roadshows en opleidingen waarna de gefaseerde uitrol in Vlaanderen zal plaatsvinden.

Van 28 februari tot 15 maart liep een RFI (request for information) of vraag om informatie aan de markt met het oog op de organisatie van de aanbestedingsprocedure voor een e-boekenplatform voor de openbare bibliotheken. Deze vraag om informatie heeft voldoende informatie opgeleverd om de aanbestedingsprocedure te organiseren.

Cultuurconnect plant dus wel een overheidsopdracht die moet toelaten een voornamelijk zakelijk model te creëren rond de aankoop en uitleen van e-boeken door openbare bibliotheken waarin alle betrokken partijen/stakeholders zich vinden en dit te doen op een wijze die mededinging tussen de verschillende dienstverleners mogelijk maakt.

De selectie van de kandidaten zal in juni worden voorgelegd aan de raad van bestuur van Cultuurconnect. Geselecteerde kandidaten ontvangen het beschrijvend document van de opdracht. Daarna start een periode van dialoog met de geselecteerde kandidaten.

Eind september zouden de definitieve offertes van de kandidaten ontvangen en beoordeeld worden waarna de opdracht toegewezen zal worden. Op basis van het pilootproject in Roeselare en vier andere centrumsteden wordt de implementatietijd na gunning op vier tot zes maanden geschat.

Betrokkenheid start met een goede communicatie. Door de drukte van de voorbije maanden is er minder aandacht geweest voor de communicatie met het werkveld, maar Cultuurconnect zal hier de volgende periode een tandje bijsteken. Zo staan in juni vijf roadshows gepland, waarop bibliotheekmedewerkers een uitgebreide stand van zaken van de lopende projecten binnen de Digitale Bibliotheek Vlaanderen gepresenteerd krijgen, de nieuwe software van het eengemaakt bibliotheeksysteem beter kunnen leren kennen en kunnen reflecteren en debatteren over de krachtlijnen voor de inrichting van het gedeelde systeem.

Verder blijven de eerder opgerichte expertengroepen van bibliotheekmedewerkers nauw betrokken. Zij werken onder coördinatie van Cultuurconnect verder aan de voorbereiding van bepaalde functionele en technische keuzes die moeten worden gemaakt bij de inrichting van het eengemaakt bibliotheeksysteem. Ook via aparte nieuwsbrieven en andere digitale kanalen zal de communicatie aan de sector opgevoerd worden.

Het spreekt voor zich dat tijdens de migratiegolven zelf zeer intensief zal worden samengewerkt met de bibliotheken die aan de beurt zijn om aan te sluiten op het eengemaakt bibliotheeksysteem.

Het belangrijkste instrument voor communicatie en betrokkenheid van de bibliotheken vormt echter het nieuwe inspraak- en beheersmodel dat Cultuurconnect recent heeft opgezet. De meeste diensten van Cultuurconnect zijn betalend of deels betalend. Het werkveld financiert en cofinanciert dus in belangrijke mate mee de werking. Het is vanuit beheersmatig oogpunt billijk dat lokale cultuuractoren dan ook volle zeggenschap hebben bij de sturing en invulling van de werking. Dit bevordert de effectiviteit, kwaliteit en gedragenheid van de dienstverlening.

Cultuurconnect voorziet in inspraak van lokale cultuuractoren op drie niveaus. Het eerste is het macroniveau: het bestuur van Cultuurconnect bepaalt en bewaakt uiteraard binnen de contouren van de overeenkomst met de Vlaamse overheid de algemene organisatiestrategie, en voorziet daarvoor vertegenwoordiging en actieve participatie vanuit het werkveld.

Dan is er het mesoniveau: de strategische en operationele sturing van zijn verschillende diensten delegeert het bestuur van Cultuurconnect aan consortia en stuurgroepen van deelnemers. Alle deelnemers van een bepaalde dienst zijn vertegenwoordigd in de consortiumgroep van die dienst, die minstens een keer per jaar bijeenkomt om de strategische koers van de dienst te bepalen en de stuurgroep te legitimeren.

Voor elke dienst wordt via een open oproep een stuurgroep samengesteld. Die staat dan in voor de dagelijkse sturing van de dienst en neemt in consensus de belangrijke, met name inhoudelijke, financiële en andere beslissingen ter uitvoering van die strategie. De stuurgroep werkt binnen het strategische kader dat de consortiumgroep opmaakt en rapporteert aan dit orgaan.

De stuurgroep wordt in zijn samenstelling en opdracht bekrachtigd door het bestuur van Cultuurconnect, die vervolgens binnen haar juridische eindverantwoordelijkheid en binnen de contouren van de meerjarenbegroting formeel een aantal bevoegdheden aan de stuurgroep delegeert.

Tot slot is er het microniveau: elke stuurgroep kan beslissen om werkgroepen op te richten voor het uitwerken van bepaalde deelaspecten voor advies, en dergelijke meer. In de werkgroepen zitten specialisten.

Met dit innovatieve beheersmodel wil Cultuurconnect als intermediaire organisatie tussen de Vlaamse overheid en het werkveld, via coöperatieve beginselen de betrokkenheid en medezeggenschap van haar gebruikers, de lokale cultuuractoren, maximaliseren – een uitgangspunt dat ik alleen maar kan toejuichen.

Ik meen te mogen zeggen dat het vooruit gaat.

De heer De Gucht heeft het woord.

Minister, u hebt alvast niet gelogen toen u zei dat u een uitgebreid antwoord zou geven, het was zeer gedetailleerd.

U zegt dat er wat vertragingen zijn opgelopen door de personeelskwestie en dat er een hiaat is omdat mensen met een bepaalde kennis naar andere diensten op provinciaal niveau zijn gegaan. Ik hoop dat dat zo snel mogelijk opgelost geraakt. Het is altijd jammer om bij een inkanteling mensen te verliezen. Anderzijds kan dat ook er ook voor zorgen dat er eens een nieuwe wind waait waardoor andere inzichten kunnen worden ontwikkeld.

Het eengemaakt bibliotheeksysteem is een fantastisch systeem. U zei dat twee bibliothecarissen hebben gezegd dat ze daar niet aan meedoen. Aangezien het nog naar de verschillende gemeentebesturen en schepencolleges moet gaan, zou het misschien geen slechte zaak zijn om een brief te richten aan die gemeentebesturen met de uitleg over wat dat eengemaakt bibliotheeksysteem precies inhoudt om ervoor te zorgen dat er geen wiel wordt afgereden. Dat zijn van die zaken die we anders achteraf dubbel en dik terugbetalen.

Door het inzicht dat we door dit systeem over een aantal maanden of jaren zullen krijgen in onze bibliotheken en in de manier waarop die werken en eventueel kunnen worden bijgestuurd, zullen we de lokale besturen en bibliothecarissen kunnen bijstaan en kunnen helpen om het bibliotheekwezen dichter bij de bevolking te brengen. We kunnen dan sturend optreden en nagaan waar de verschillen tussen steden en gemeenten liggen. Ik wil u ook van harte feliciteren met de uitrol van dat eengemaakt bibliotheeksysteem.

Minister Gatz heeft het woord.

Minister Sven Gatz

Zoals gezegd, zal ik inderdaad contact opnemen met die twee gemeentebesturen. Het zou kunnen dat het inderdaad gaat over twee kleinere gemeenten, reden te meer om erop aan te sluiten. Daarna lopen we het risico dat de beslissing geen aansluiting vindt, we zullen dan ook onze positieve overredingskracht aanwenden.

De vraag om uitleg is afgehandeld.

Vergadering bijwonen

U wil een vergadering  bijwonen? Dat kan! U kunt zich gewoon aanmelden bij de bezoekersingang (Leuvenseweg 86, 1000 Brussel).

Zolang er zitplaatsen vrij zijn, worden toehoorders binnengelaten. Zitplaatsen kunnen niet gereserveerd worden. Raadpleeg vooraf de agenda van de plenaire vergaderingen of de commissievergaderingen.

U kunt ook steeds de plenaire vergaderingen (her)bekijken via onze website of YouTube. 

Wanneer vinden de vergaderingen plaats? Raadpleeg de volledige agenda voor deze week, of de parlementaire kalender voor een algemeen beeld van de planning van de vergaderingen in het Vlaams Parlement.