U bent hier

De voorzitter

De heer Van de Wauwer heeft het woord.

Minister, ik heb deze vraag om uitleg ingediend op 18 september op basis van de informatie die ik had en nog voor Ciblis zelf communiceerde in de pers. Ondertussen heb ik al iets meer info kunnen inwinnen over de selectiecriteria. Ik zal mijn vraag toch volledig stellen om u de mogelijkheid te geven om de toekenningsprocedure in detail uit te leggen.

Op 7 september liep de gunningsfase teneinde van de Europese aanbestedingsprocedure van de Vlaamse overheid en Cultuurconnect voor een eengemaakt uitleen- en bewaarsysteem voor de bibliotheken in Vlaanderen. Deze opdracht past in de transitie van de provinciale bevoegdheden inzake jeugd en cultuur, naar de Vlaamse overheid. Uit de drie geselecteerde kandidaten werd de gunning verleend aan het Amerikaanse OCLC (Online Computer Library Center) met derde entiteit HKA. Het geselecteerde digitale systeem wordt gebruikt in de meeste Nederlandse bibliotheken.

Tijdens de gedachtewisseling op 8 december 2016 in de commissie Cultuur over de afslanking van de provincies en het regionale cultuur- en jeugdbeleid, haalde u reeds aan dat er voor het Vlaamse eengemaakte bibliotheeksysteem voortgebouwd moest worden op de goede praktijken die de provincies reeds uitbouwden, zoals het consulentschap en de samenwerking over de provinciegrenzen heen. Ook de heer Meremans haalde aan dat de bestaande regionale samenwerkingsverbanden een goede opstap bieden om het Vlaamse eengemaakte bibliotheeksysteem uit te rollen.

Met dit gegeven in het achterhoofd en op basis van de informatie waarover ik beschikte bij het indienden van deze vraag, vond ik het betrekkelijk vreemd dat de gunning is gegeven aan het buitenlandse OCLC. Een andere kandidaat die een eigen onlineplatform ontwikkelde, Ciblis, is immers de exponent van samenwerking tussen partners in de provincies Limburg en Antwerpen. Vele bibliotheken in deze twee provincies gebruiken dit onlineplatform reeds, dat trouwens gefinancierd werd door Vlaamse instellingen en door externe experts wordt bestempeld als technologie van wereldkwaliteit.

Minister, waarom werd, niettegenstaande het voornemen om voort te bouwen op de bestaande good practices van de verschillende provincies, de gunning gegeven aan een buitenlandse partner die zijn activiteiten op Vlaamse bodem nog moet uitbouwen? Ik heb ondertussen al iets meer zicht gekregen op de verhouding prijs-kwaliteit. Kunt u meer informatie geven over de selectiecriteria voor de beoordeling en op basis van welke aspecten de gunning is gegaan naar OCLC? Gevraagd om een reactie bij de keuze voor OCLC, zegt Bart Beuten, directeur van Cultuurconnect: ‘We koesteren veel sympathie voor Ciblis, maar de bibliotheken die nu met de software van Ciblis werken, kunnen dat nog jaren blijven doen.” Dit lijkt toch wel in tegenspraak met het voornemen van de Vlaamse overheid om voortaan te werken met een eengemaakt bibliotheeksysteem. Hoe komt het dat beide systemen toch nog naast elkaar zullen kunnen worden gebruikt? Wat is uw standpunt hierover ?

De voorzitter

De heer Meremans heeft het woord.

Minister, we weten allemaal dat de provincies niet langer bevoegd zijn voor persoonsgebonden bevoegdheden, waaronder ook het bibliotheekbeleid. De Vlaamse Regering wil de verschillende provinciale bibliotheeksystemen integreren in een Vlaams eengemaakt bibliotheeksysteem. Dat is een modern, gemeenschappelijk systeem dat de samenwerking tussen de bibliotheken kan versterken, dat een betere dienstverlening aan de leners kan aanbieden, dat het onderhoud efficiënter en goedkoper kan maken worden door een grotere schaal en innovatie.

Tijdens de gedachtewisseling over de overdracht van de bevoegdheden Cultuur en Jeugd van de provincies naar de Vlaamse overheid op 6 juli 2017, zei u het volgende: “Wat het streekgericht bibliotheekbeleid betreft, is het de bedoeling dat het eengemaakt bibliotheeksysteem wordt overgenomen door Cultuurconnect. De gunning voor dat systeem zal in het najaar gebeuren. Het interbibliothecair leenverkeer zal door Cultuurconnect worden overgenomen. Het streekgericht bibliotheekbeleid, met de bibliotheekconsulenten, zal in het departement worden ingekanteld. Na de overgangsperiode van 2018-2019 zal worden onderzocht welke plaats het in het regionaal cultuurdecreet kan krijgen.”

Op 7 september 2017 werd de overheidsopdracht 'eengemaakt bibliotheeksysteem' gegund aan het Amerikaanse OCLC bv met dochter HKA, die de beste prijs-kwaliteitverhouding kon leveren. Dit ten koste van onder andere Ciblis, de spin-off van de Universiteit Antwerpen, en van CIPAL in Geel. Nu de aanbesteding afgerond is, zou men kunnen starten aan de pilootfase.

Minister, kunt u meer toelichting geven waarom de keuze voor het uitwerken van het eengemaakt bibliotheeksysteem uiteindelijk op OCLC gevallen is? Wanneer zal de pilootfase van het eengemaakt bibliotheeksysteem van start gaan en hoe zal deze eruitzien? Kan er meer toelichting worden gegeven over de verdere timing? De haalbaarheidsstudie van het eengemaakt bibliotheeksysteem heeft aangetoond dat een eengemaakt systeem goedkoper zou moeten zijn, door schaalvoordelen. Kunt u reeds bevestigen dat de bijdrage van de lokale besturen aan het eengemaakt bibliotheeksysteem lager zal zijn dan de aflopende contracten? Waarom wel of niet? De meeste Nederlandse bibliotheken werken ook samen met OCLC bv. In welke mate is het mogelijk om binnen het eengemaakt bibliotheeksysteem op korte dan wel middellange termijn samen te werken met Nederland?

De voorzitter

Minister Gatz heeft het woord.

Minister Sven Gatz

Dames en heren, alhoewel wij in deze commissie al meermaals hebben gedebatteerd over dit dossier, zou ik van de gelegenheid willen gebruikmaken om de volledige geschiedenis te schetsen van het eengemaakt bibliotheeksysteem om alle onduidelijkheid over deze beslissing weg te nemen.

In juni 2014 bestelden Bibnet – het huidige Cultuurconnect –, de vijf provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie in Brussel samen een haalbaarheidsonderzoek naar de consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen tot een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen. De haalbaarheidsstudie was ingegeven door de wens van de openbare bibliotheken naar de verdere ontwikkeling, innovatie en efficiëntieverhoging van de digitale bibliotheek. Algemeen stelde de studie dat een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar is. De migratie naar een centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat gericht is op de meest stabiele bibliotheekprocessen, werd door de onderzoekers naar voren geschoven als het meest haalbare scenario. Ik kom meteen terug op wat er wordt bedoeld met die 'migratie'.

Het was, na succesvolle samenwerkingsprojecten van de Vlaamse overheid met de provincies, een logische volgende stap in de ontwikkeling van de digitale bibliotheek. Het eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) is immers een unieke kans om verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door een modern, gemeenschappelijk systeem, de samenwerking tussen bibliotheken nog te versterken, een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners, het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken door schaalvoordeel en verder te innoveren.

Gezien de expertise van Cultuurconnect met het succesvol ontwikkelen en implementeren van grootschalige digitale infrastructuur voor de bibliotheeksector in samenwerking met provincies, de VGC en lokale bibliotheken, is besloten de regierol voor het EBS bij Cultuurconnect te leggen.

In een eerste fase is Cultuurconnect gestart met het overnemen van de huidige, lopende provinciale bibliotheeksystemen. Dit project loopt immers naadloos samen met de afslanking van de provincies. Op 1 januari 2018 zullen alle lopende contracten tussen leveranciers en provincies al overgenomen zijn, om gradueel dan over te stappen op EBS. Ik kom daar zo meteen op terug. In een volgende fase heeft Cultuurconnect de aanbesteding gelanceerd. Gelet op het openbare karakter van de aanbesteding en de budgettaire omvang ervan, gebeurde de aanbesteding binnen de context van de wet Overheidsopdrachten met Europese bekendmaking. Dergelijke aanpak is wettelijk verplicht en staat geen voorkeursbehandeling toe van bedrijven uit eigen land. Cultuurconnect heeft deze wet rigoureus gerespecteerd, evenals uw dienaar.

De offertes werden beoordeeld op twee parameters: kwaliteit en prijs, in een verhouding van 75 procent kwaliteit en 25 procent prijs. De kwalitatieve beoordeling werd verricht door een projectteam dat bestaat uit specialisten van Cultuurconnect, bijgestaan door een ruime groep bibliotheken die het proces vanuit de tweede lijn heeft opgevolgd en gevoed. De beoordeling gebeurde aan de hand van vier criteria: planning en projectaanpak, functionele vereisten, niet-functionele vereisten en innovatieprojecten. Ik kan daar meer informatie over geven, mocht u dat wensen.

De procedure van de beoordeling werd gedurende twee jaar nauwgezet voorbereid in samenwerking met externe experts en vele Vlaamse openbare bibliotheken. De oplossing van OCLC met derde entiteit HKA kwam als winnaar uit de bus, met 61 punten op een totaal van 75 punten op kwaliteit. Dit is een score van 81,3 procent, wat duidt op een substantieel kwaliteitsverschil met de tweede geklasseerde: Ciblis scoorde 56,4 punten op 75, of 75,2 procent. De derde kandidaat Infor/CEVI behaalde 44,7 punten, of 59,6 procent.

Op het vlak van prijs scoorde het voorstel van OCLC met derde entiteit HKA ook goed. Infor/CEVI had een kostprijs van 11 miljoen euro, OCLC/HKA 12 miljoen euro en Ciblis 16 miljoen euro. De totale score, voor prijs en kwaliteit, verschilde meer dan 10 procent, namelijk 83,7 procent voor OCLC en 73,3 procent voor Brocade Library Services. De derde aanbieder Infor/CEVI eindigde op 69,7 procent. Er was dus toch een duidelijk verschil.

Uit de kwalitatieve beoordeling blijkt dat de voorgestelde oplossing van OCLC met derde entiteit HKA ook sterk is aangepast aan de noden van de Vlaamse bibliotheeksector, aangezien HKA marktleider is in de sterk vergelijkbare Nederlandse bibliotheekwereld. Samengevat werd er met OCLC met derde entiteit HKA dus duidelijk gekozen voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding en die keuze is gestoeld op een objectief beoordelingsproces in lijn met de bepalingen van de wet op overheidsopdrachten.

Ik kan u ook meedelen dat de wachttermijn voor schorsingsberoep met betrekking tot de door Cultuurconnect gevoerde aanbestedingsprocedure dit weekend is verstreken en men geen melding van een beroep heeft binnengekregen.

Dan de pilootfase en de timing: wat zal er nu gebeuren? De ontwikkeling en implementatie van het eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) zal gefaseerd gebeuren. Fase 1, inrichting en ‘proof of concept’, is een testfase waarbij het systeem zwaar aan de tand wordt gevoeld met de proefconversies van alle in Vlaanderen gebruikte systemen, gevolgd door een go- of no-gobeslissing.

Fase 2 tot 7 zijn zes migratiegolven voor de vijf provincies en het VGC-bibliotheekgegeven (Vlaamse Gemeenschapscommissie) die telkens een volledig provinciaal bibliotheeksysteem omzetten naar het nieuwe systeem. Elke golf bestaat uit inventarisatie, configuratie, testconversies, opleiding en een acceptatieprocedure. In elke golf kunnen ook een aantal bibliotheken worden omgezet die niet zijn aangesloten op een provinciaal systeem.

Concreet wil dit zeggen dat men in 2018 de overstap van één provinciaal bibliotheeksysteem naar het eengemaakt bibliotheeksysteem plant. In 2019 en 2020 vinden telkens twee overstappen plaats en er is een laatste overstap in 2021. Vanaf 2021 moet het eengemaakt bibliotheeksysteem volledig operationeel zijn en de bestaande provinciale bibliotheeksystemen vervangen.

Wat met de prijs, ook voor de gemeenten, de schaalvoordelen enzovoort? Op dit ogenblik wordt de overeenkomst tussen de Vlaamse Regering en Cultuurconnect vzw voorbereid. Er is voorzien in een bijdrage van de lokale besturen, zoals dit ook het geval is bij de huidige provinciale systemen. Die bijdrage geldt voor het systeem en het eengemaakt websiteplatform. Het streefdoel is een uniform systeem over heel Vlaanderen en moet gebaseerd zijn op het laagste tarief. Definitief uitsluitsel kunnen we pas geven zodra het contract met Cultuurconnect rond is. We kunnen er wel van uitgaan dat dit voor de meeste besturen een financieel voordelige operatie zal zijn. Voor een aantal andere zal het een status quo zijn. Het is niet daarvoor dat we het in de eerste plaats doen of moeten doen, maar het is toch mooi meegenomen.

Dan was er ook een vraag over Ciblis en hoelang men dat nog kan blijven gebruiken. Hoe moeten we de uitspraak van de heer Beuten, directeur van Cultuurconnect, interpreteren? Ik geef u de context. De ontwikkeling en implementatie van het eengemaakt bibliotheeksysteem zal, zoals hierboven beschreven, gefaseerd gebeuren. Dit zorgt ervoor dat men, vanwege de complexiteit van de hele operatie en het belang van de bibliotheken, tijdens de hele fase van uitrol van het eengemaakte bibliotheeksysteem perfect zal kunnen blijven werken.

Het is niet zo dat in 2018 plots de knop wordt omgedraaid en het nieuwe systeem operationeel is. De gefaseerde uitrol heeft als bijkomend voordeel dat de huidige leveranciers van de bibliotheken – dus ook Ciblis – kunnen anticiperen. De contracten met Ciblis voor de Antwerpse en Limburgse bibliotheken worden dus niet per direct opgezegd. De directeur van Cultuurconnect heeft vooral willen aangeven dat de beslissing om met onmiddellijke ingang de werknemers naar een nieuwe job te begeleiden – zoals aangekondigd door het bedrijf Ciblis – te drastisch lijkt en niet overeenstemt met de realiteit. Ik begrijp de ontgoocheling over het niet halen van een openbare aanbesteding. Er is in elk geval sprake van een meer dan redelijke uitfasering, ook vanuit arbeidsrechtelijke perspectief. Op zich is dat dus wel goed. De contracten van Ciblis zullen dus nog een tijdje moeten worden gecontinueerd en dat zal dan ook gebeuren.

De samenwerking met Nederland is op dit ogenblik zeer moeilijk in te schatten. Deze mogelijke samenwerking behoorde niet tot de scope van de aanbesteding of het project, maar het spreekt voor zich dat opportuniteiten in dit verband door Cultuurconnect nauw zullen worden opgevolgd en verder verkend. In de eerste plaats wil men nu de migratie netjes en ordelijk, volgens de timing die ik u net het beschreven, laten verlopen. Gaandeweg zal er dan meer tijd en energie vrijkomen om te kijken wat dat nu kan betekenen in functie van verdere aansluiting of interconnectiviteit met het Nederlandse systeem.

De voorzitter

De heer Van de Wauwer heeft het woord.

Minister, gezien de reactie van Ciblis in de pers had ik wel verwacht dat ze beroep zouden hebben aangetekend. Het is heel vreemd dat ze dat niet hebben gedaan.

Is in de criteria die zijn gebruikt, de bestaande samenwerking met de Universiteit Antwerpen mee in rekening gebracht?

Ik heb geen opmerkingen meer. Alles was vrij duidelijk.

Minister Sven Gatz

Mijnheer Van de Wauwer, sta me toe om u die informatie schriftelijk te bezorgen. Daar kan ik nu niet meteen op antwoorden. We zullen u een antwoord laten geworden in de komende dagen.

De voorzitter

Mevrouw Segers heeft het woord.

Ook onze fractie heeft enkele vragen en opmerkingen bij de teleurstelling van Ciblis, vooral over de keuze die is gevallen op een buitenlands bedrijf, terwijl er twee andere Vlaamse bedrijven in de running waren. Daarvan had een bedrijf een volledige waardeketen verankerd in Vlaanderen.

Minister, waarom is de verankering in Vlaanderen niet steviger meegenomen in de gunningscriteria? Ze zijn gestart vanuit een spin-off in de universiteit en hebben veel ervaring. Kent het Nederlandse consultingbureau dat de beoordeling heeft gemaakt, wel voldoende de Vlaamse situatie? Ze kennen wel het bedrijf, want dat bedrijf heeft in Nederland blijkbaar het grootste marktaandeel voor de bibliotheken.

Minister Sven Gatz

Die laatste vraag verrast me. Het is zeer moeilijk om lokale verankeringselementen van welke aard ook, in een juridisch lastenboek op te nemen. Mochten we dat proberen, dan zou de Europese Commissie daar niet bijzonder gelukkig mee zijn. Ik blijf een overtuigd legalist en Europeaan, maar ik denk dat een grotere Europese markt ons finaal allemaal economisch wat sterker maakt. Vanuit dat oogpunt ben ik inderdaad geen voorstander van het afschermen van de eigen markt, zelfs al vind ik dat we eigen kennis en innovatie moeten ontwikkelen. Eenmaal de kennis en de innovatie er zijn, moeten die wel competitief en concurrentieel kunnen zijn, niet alleen Europees, maar ook op de wereldmarkt.

Los van de juridische moeilijkheden om dat in een lastenboek te verwerken: mocht ik nu op uw suggestie ingaan, dan pas zou u mij aan de tand mogen voelen, niet met een vraag om uitleg, maar met een interpellatie, want dan zou ik de wet hebben overtreden. Ik heb de wet gevolgd en ik vind dat men nog altijd van een minister mag verwachten dat het eerste wat hij doet, is de wet volgen.

Ik vind het dus een rare vraag. Ik begrijp ze emotioneel wel, maar ik zou toch nog een klein beetje rationaliteit in deze debatten willen houden. Mevrouw Segers, uw vraag lijkt onschuldig, maar als we daarmee beginnen, dan is eerlijk gezegd het hek van de dam.

De voorzitter

De vragen om uitleg zijn afgehandeld.

Vergadering bijwonen

U wil een vergadering  bijwonen? Dat kan! U kunt zich gewoon aanmelden bij de bezoekersingang (Leuvenseweg 86, 1000 Brussel).

Zolang er zitplaatsen vrij zijn, worden toehoorders binnengelaten. Zitplaatsen kunnen niet gereserveerd worden. Raadpleeg vooraf de agenda van de plenaire vergaderingen of de commissievergaderingen.

U kunt ook steeds de plenaire vergaderingen (her)bekijken via onze website of YouTube. 

Wanneer vinden de vergaderingen plaats? Raadpleeg de volledige agenda voor deze week, of de parlementaire kalender voor een algemeen beeld van de planning van de vergaderingen in het Vlaams Parlement.