U bent hier

Een lokaal huren in het Vlaams Parlement: praktische gids

 

Het Vlaams Parlement ligt midden in de politieke wijk van Brussel en is daarmee een uitstekende plaats om uw studiedag of colloquium te organiseren. Het Vlaams Parlementsgebouw is als centrum van de democratie in Vlaanderen een unieke locatie om uw evenement de nodige uitstraling te geven.

Het Vlaams Parlement stelt verschillende lokalen ter beschikking voor uw studiedagen, colloquia, congressen of persconferenties. De medewerkers van het parlement staan u bij tijdens de voorbereiding van uw evenement.

 

Wie kan een lokaal huren in het Vlaams Parlement?

  • alle instellingen, verenigingen of overkoepelende organisaties uit het brede maatschappelijk middenveld zoals belangengroepen, onderwijsinstellingen, sociaal-culturele instellingen, jeugdverenigingen, …
  • overheidsinstanties zoals de Vlaamse overheid, provincies en gemeenten.

 

Wat zijn de voorwaarden?

Het evenement dat u organiseert, moet betrekking hebben op een onderwerp waarvoor het Vlaams Parlement bevoegd is. Het kan ook in de lijn liggen van de rol van het Vlaams Parlement als democratische instelling. Het evenement moet voldoende relevant zijn voor de samenleving.

PDF iconReglement over het gebruik van lokalen in het Vlaams Parlement. (pdf)

 

Welke lokalen kunt u huren?

 

Wanneer kan u een zaal huren?

  • De lokalen zijn niet beschikbaar
    • tijdens de kerst- en paasvakanties en van 11 juli t/m 15 september
    • op woensdag en op dagen dat er plenaire vergaderingen plaatsvinden.
  • De commissiezalen zijn niet beschikbaar op dinsdag, woensdag en donderdag. Dit zijn dagen dat er commissievergaderingen plaatsvinden.

 

Wat is de kostprijs?

De kostprijs is afhankelijk van het lokaal dat u wenst, het tijdstip waarop u ze gebruikt en de duur ervan.

Deze gegevens vindt u terug bij de beschrijving van de lokalen zelf, op basis waarvan uzelf de kostprijs makkelijk kan berekenen.

In de kostprijs zijn begrepen:

  • Het klaarzetten van de lokalen
  • De opvang en begeleiding van de organisatoren
  • De begeleiding van de deelnemers
  • Het ter beschikking stellen van hulpmiddelen en technische apparatuur (geluid en projectie)
  • De technische begeleiding
  • Het gebruik van de keukens
  • Het serveren van 2x koffie, thee, water en fruitsap per dagdeel van 4u
  • Het gebruik van 3 parkeerplaatsen

 

Wanneer vraagt u een lokaal aan?

U dient minimaal een maand of maximum een jaar voor het evenement plaatsvindt, uw aanvraag in.

 

Hoe dient u een aanvraag in?

Evenement in de zuilenzaalVooraleer u een aanvraag indient, raden we u aan om eerst na te gaan of de datum waarop u een lokaal wenst te huren, nog beschikbaar is. Daarom neemt u best eerst contact op met de Dienst Externe Relaties via het nummer 0495 36 53 02. U kan ook een bericht sturen naar externe.relaties@vlaamsparlement.be

Indien blijkt dat de datum vrij is, stuurt u een brief waarin u de volgende gegevens vermeldt:

  • waarom wilt u uw evenement in het Vlaams Parlement organiseren?
  • wat is de koppeling van uw evenement met de bevoegdheden van het Vlaams Parlement?
  • op welke datum vindt het evenement plaats
  • welke lokalen wilt u gebruiken?
  • wat is het begin- en einduur van het evenement?
  • hoeveel deelnemers verwacht u?

Stuur de brief naar

Jan Peumans
Voorzitter Vlaams Parlement
Leuvenseweg 86
1000 Brussel

Nadat uw aanvraag werd onderzocht, ontvangt u een brief met het resultaat en de contactgegevens van een medewerker die uw vraag verder opvolgt.